Arbeitsmittel absetzen: So geht's für Selbstständige

Du hast dir einen neuen Laptop gekauft, brauchst ein Headset fürs Home-Office oder fragst dich, ob der Bürostuhl absetzbar ist? Als Selbstständiger oder Freelancer kannst du Arbeitsmittel in der Regel vollständig als Betriebsausgabe geltend machen – vorausgesetzt, du nutzt sie für deine Tätigkeit. Wie das genau funktioniert, was die GWG-Grenze bedeutet und was bei Mischnutzung gilt, erklärt dieser Artikel.

Was sind Arbeitsmittel als Betriebsausgabe?

Arbeitsmittel sind Wirtschaftsgüter, die du überwiegend oder ausschließlich für deine selbstständige Tätigkeit nutzt. Sie fallen unter die Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 4 EStG – also Ausgaben, die durch deinen Betrieb veranlasst sind und dein zu versteuerndes Einkommen mindern.

Typische Arbeitsmittel:

Laptop, PC, Tablet, Monitor
Smartphone (sofern überwiegend betrieblich genutzt)
Drucker, Scanner, Webcam, Headset, externe Festplatte
Bürostuhl, Schreibtisch, Aktenschrank
Fachliteratur, Software-Lizenzen, Büromaterial

Die entscheidende Frage ist nicht, ob du sie absetzen kannst, sondern wie – sofort im Anschaffungsjahr oder verteilt über mehrere Jahre.

GWG-Grenze 2026: Sofortabschreibung bis 800 Euro

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) darfst du im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe abziehen. Die aktuelle Grenze liegt nach § 6 Abs. 2 EStG bei 800 Euro netto – also ohne Umsatzsteuer, sofern du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist.

Merksatz: Kostet ein Arbeitsmittel netto bis zu 800 Euro und kann selbstständig genutzt werden (also nicht nur in Kombination mit anderen Geräten), schreibst du es sofort ab.

Zusätzlich gilt: Wirtschaftsgüter bis 250 Euro netto kannst du ohnehin sofort als Betriebsausgabe buchen, ohne sie als GWG zu erfassen.

Wichtig: Die GWG-Regel gilt nur für Wirtschaftsgüter, die selbstständig nutzbar sind. Ein Laptop ist selbstständig nutzbar. Ein Ersatz-Akku ohne zugehöriges Gerät in der Regel nicht.

Beispiel

Du kaufst einen Bürostuhl für 650 Euro netto. Nettowert ≤ 800 Euro → du buchst ihn als GWG und setzt den vollen Betrag im Anschaffungsjahr ab. Kaufst du stattdessen einen ergonomischen Stuhl für 1.200 Euro netto, musst du ihn über die Nutzungsdauer abschreiben.

Computer und Laptops: Sonderregel seit 2021

Hier lohnt besonderer Blick: Seit dem BMF-Schreiben vom 26. Februar 2021 kannst du bestimmte digitale Wirtschaftsgüter mit einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von einem Jahr ansetzen – und damit im Anschaffungsjahr vollständig abschreiben.

Das gilt unabhängig vom Kaufpreis für:

Desktop-PCs, Laptops, Notebooks, Tablets und externe Monitore
Dockingstations und externe Netzteile
Peripheriegeräte: Maus, Tastatur, Webcam, Headset, externe Festplatten, Scanner, Drucker

Das bedeutet: Auch ein Profi-Laptop für 2.400 Euro netto kannst du im Kaufjahr zu 100 % als Betriebsausgabe ansetzen – du musst ihn nicht auf mehrere Jahre verteilen. Das Finanzamt akzeptiert diese verkürzte Nutzungsdauer auf Basis des BMF-Schreibens.

Was nicht darunter fällt: Smartphones und Handys sind ausdrücklich nicht Teil des BMF-Schreibens – für sie gilt laut AfA-Tabelle eine Nutzungsdauer von 5 Jahren. Da die meisten Smartphones unter 800 Euro netto kosten, greift hier jedoch häufig die GWG-Sofortabschreibung.

Merksatz: Computer, Laptops und Tablets schreibst du seit 2021 in einem Jahr ab – egal wie teuer. Smartphones fallen nicht unter diese Sonderregel; dort hilft oft die GWG-Grenze.

Abschreibung über mehrere Jahre: Wenn die Grenze überschritten ist

Für Arbeitsmittel, die weder unter die GWG-Grenze fallen noch als Computer im Sinne des BMF-Schreibens gelten, richtet sich die Abschreibung nach § 7 Abs. 1 EStG und der amtlichen AfA-Tabelle des BMF.

Typische Nutzungsdauern aus der BMF-AfA-Tabelle:

| Wirtschaftsgut | Nutzungsdauer | |----------------|--------------| | Laptop, PC, Tablet, Monitor | 1 Jahr (BMF-Schreiben 2021) | | Smartphone / Handy | 5 Jahre (AfA-Tabelle AV) | | Drucker, Scanner | 3 Jahre | | Bürostuhl | 13 Jahre | | Schreibtisch | 13 Jahre | | Aktenschrank | 15 Jahre |

Ein Schreibtisch für 1.200 Euro netto wird also auf 13 Jahre verteilt: Das sind rund 92 Euro Betriebsausgabe pro Jahr. In unserem Artikel zur Abschreibung (AfA) für Selbstständige findest du alle Details – einschließlich der seit 2023 wieder möglichen degressiven AfA, die in frühen Jahren höhere Abzüge erlaubt.

Gemischte Nutzung: Wann du nur einen Teil absetzen kannst

Nutzt du ein Wirtschaftsgut sowohl privat als auch beruflich, darfst du nur den betrieblichen Anteil absetzen. Das Finanzamt erkennt eine Aufteilung an, wenn du sie plausibel begründen kannst.

Laptop: Nutzt du ihn fast ausschließlich für die Arbeit, ist eine Quote von 90–100 % realistisch. Führst du kein Nutzungsprotokoll, solltest du eine schriftliche Schätzung mit kurzer Begründung in deinen Unterlagen halten. Ein separates Gerät nur für die Arbeit ist der einfachste Nachweis.

Smartphone: Mischnutzung ist hier der Normalfall. Viele Selbstständige setzen 50–80 % als betrieblichen Anteil an. Alternativ kannst du aus dem Einzelverbindungsnachweis deiner Telefonrechnung die tatsächliche Aufteilung ableiten.

Büromöbel im Home-Office: Steht der Stuhl in einem anerkannten Arbeitszimmer, sind die Kosten voll absetzbar. Steht er im Wohnzimmer und dient er auch privat, wird das Finanzamt die Abzugsfähigkeit häufig ganz ablehnen – hier ist saubere Trennung wichtig.

Vollständige Checkliste: Was als Arbeitsmittel gilt

Elektronik & Hardware

Laptop, PC, MacBook, iPad/Tablet
Smartphone, Handy
Monitor, Tastatur, Maus, USB-Hub
Drucker, Scanner, Kopierer
Webcam, Mikrofon, Headset
Externe Festplatten, USB-Sticks, NAS

Büroausstattung

Schreibtisch, Bürostuhl
Aktenschrank, Bücherregal
Schreibtischlampe, Whiteboard

Software & digitale Tools

Office-Pakete (z. B. Microsoft 365, Adobe CC)
Buchhaltungssoftware, Projektmanagement-Tools
Cloud-Speicher-Abonnements (Dropbox, iCloud)

Fachliteratur & Verbrauchsmaterial

Fachbücher und Fachzeitschriften (mit direktem Bezug zur Tätigkeit)
Büromaterial (Papier, Stifte, Hefter, Briefumschläge)

All das zählt zu den klassischen Betriebsausgaben und wird in der EÜR entsprechend erfasst.

Belege und Nachweise: Was du aufheben musst

Das Finanzamt kann Belege bis zu 10 Jahre nach Kaufdatum anfordern (→ Aufbewahrungsfristen). Hebe deshalb auf:

Kaufbelege oder Rechnungen mit Händlername, Datum, Betrag und Bezeichnung des Wirtschaftsguts
Bei Mischnutzung: Eine kurze schriftliche Schätzung des betrieblichen Anteils mit Begründung
Bei teuren Anschaffungen über 800 Euro netto: Den Buchungsnachweis und die Zuordnung zum Betriebsvermögen

FAQ: Arbeitsmittel absetzen

Kann ich einen Laptop nachträglich absetzen, den ich privat gekauft habe?

Ja, wenn du ihn für deine selbstständige Tätigkeit nutzt. Entscheidend ist die tatsächliche betriebliche Nutzung, nicht der ursprüngliche Kaufanlass. Den Kaufbeleg brauchst du als Nachweis.

Was gilt bei Leasing oder Ratenkauf?

Leasingraten sind laufende Betriebsausgaben und direkt absetzbar. Beim Ratenkauf (mit Eigentumsübergang) aktivierst du das Wirtschaftsgut mit dem vollen Kaufpreis und schreibst es ab – die Zinsen sind separat als Betriebsausgabe absetzbar.

Ich bin Kleinunternehmer – kann ich trotzdem Arbeitsmittel absetzen?

Ja. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus und hast keinen Vorsteuerabzug. Die GWG-Grenze von 800 Euro bezieht sich daher für dich auf den Bruttobetrag (inklusive Umsatzsteuer).

Muss ich Anschaffungen unter 250 Euro ins Anlagenverzeichnis aufnehmen?

Nein. Wirtschaftsgüter bis 250 Euro netto werden direkt als Betriebsausgabe gebucht und müssen nicht im Anlagenverzeichnis erfasst werden.

Gilt die 1-Jahres-Abschreibung für Computer auch für Software?

Das BMF-Schreiben 2021 gilt primär für Hardware. Software wird häufig als immaterielles Wirtschaftsgut behandelt und nach eigener AfA-Tabelle abgeschrieben – oder als laufende Betriebsausgabe gebucht, wenn es sich um ein Abonnement handelt. Für Kauflizenzen empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Steuerberater.

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