Betriebsausgaben 2026: Vollständige Liste für Selbstständige

Als Selbstständiger oder Freiberufler reduzieren Betriebsausgaben direkt deinen steuerpflichtigen Gewinn – und damit deine Steuerlast. Das klingt simpel, aber in der Praxis übersehen viele absetzbare Posten. Dieser Artikel gibt dir eine strukturierte Übersicht aller relevanten Kategorien, erklärt Grenzen und häufige Fallstricke.

Merksatz: Betriebsausgaben sind laut § 4 Abs. 4 EStG alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Entscheidend ist der betriebliche Zusammenhang – nicht ob etwas "irgendwie nützlich" klingt.

Was zählt als Betriebsausgabe?

Die Grundregel ist einfach: Kosten, die du ausschließlich oder überwiegend für deine selbstständige Tätigkeit aufwendest, mindern deinen Gewinn. Bei gemischten Ausgaben (privat + beruflich) musst du aufteilen – oder nachweisen, dass der betriebliche Anteil überwiegt.

Wichtig: Der betriebliche Anlass muss erkennbar und dokumentiert sein. Ohne Beleg kein Abzug.

Die Kategorien im Überblick

1. Büro und Arbeitsplatz

Miete für Büro oder Gewerbefläche – vollständig absetzbar
Homeoffice-Pauschale 2026: 6 € pro Homeoffice-Tag, max. 1.260 € im Jahr (210 Tage) (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG)
Häusliches Arbeitszimmer: Vollständig absetzbar, wenn es der Mittelpunkt deiner gesamten betrieblichen Tätigkeit ist (z. B. Schriftsteller, Telearbeiter ohne anderen Arbeitsplatz)
Büromöbel, Regale, Schreibtisch (ggf. als geringwertiges Wirtschaftsgut oder Abschreibung)
Bürobedarf: Papier, Druckerpatronen, Stifte, Ordner usw.
Reinigungskosten für Büroräume

2. Hard- und Software

Computer, Laptop, Tablet, Monitore – Anschaffungskosten über 800 € netto werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben (i. d. R. 3 Jahre)
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Bis 800 € netto sofort im Jahr der Anschaffung absetzbar (§ 6 Abs. 2 EStG)
Softwarelizenzen und Abonnements (z. B. Adobe, Microsoft 365, Design-Tools)
Cloud-Dienste, Hosting, Server
Drucker, Scanner, externe Festplatten

3. Telefon und Internet

Bei gemischter Nutzung (privat + beruflich) gelten Pauschalregelungen:

Telefon & Internet: Bis zu 20 % der Kosten, maximal 20 € pro Monat pauschal als betrieblich anerkannt – ohne Einzelnachweis
Alternativ: Tatsächlichen betrieblichen Anteil nachweisen und den entsprechenden Prozentsatz absetzen
Zweit-SIM oder separate Geschäftsnummer: vollständig absetzbar

4. Fahrzeug und Reisen

Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte (Entfernungspauschale 2026): 0,38 € pro Kilometer der einfachen Strecke – ab dem ersten Kilometer (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG). Seit 1. Januar 2026 gilt dieser erhöhte Satz einheitlich ab dem ersten Kilometer (vorher: 0,30 € bis km 20, 0,38 € ab km 21).
Dienstfahrten mit privatem Pkw (Auswärtstätigkeit): 0,30 € pro gefahrenem Kilometer (Hin- und Rückfahrt zählen jeweils) (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG)
Firmenwagen: Entweder Fahrtenbuch (exakter Nachweis) oder 1-%-Regelung (1 % des Bruttolistenpreises monatlich als privater Nutzungsanteil)
Bahntickets, Flüge und Taxikosten für Geschäftsreisen
Übernachtungskosten bei auswärtigen Tätigkeiten (Hotelrechnung auf Firmenname)
Verpflegungspauschalen bei Abwesenheit vom Arbeitsort (§ 9 Abs. 4a EStG):
- Mehr als 8 Stunden: 14 € / Tag
- Mindestens 24 Stunden: 28 € / Tag
- An- und Abreisetag: je 14 €

5. Marketing und Werbung

Website-Kosten (Domain, Hosting, Design, Entwicklung)
Online-Werbung (Google Ads, Social-Media-Anzeigen)
Printmaterialien: Visitenkarten, Flyer, Broschüren
Fotografie und Videoerstellung für Geschäftszwecke
Einträge in Branchenverzeichnissen

6. Personalkosten

Löhne und Gehälter für Angestellte (inkl. Arbeitgeberanteil Sozialversicherung)
Honorare für Freelancer und Subunternehmer
Kosten für Minijobber (Pauschalbeiträge)
Sachzuwendungen an Mitarbeiter: Bis 50 € pro Monat steuerfrei – z. B. Tankgutscheine, Einkaufsgutscheine oder Produktproben (§ 8 Abs. 2 EStG). Achtung: Wird die Grenze überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig.
Weiterbildungskosten für Mitarbeiter

7. Versicherungen

Absetzbar sind Versicherungen, die betriebliche Risiken abdecken:

Betriebshaftpflicht
Berufshaftpflicht / Vermögensschadenshaftpflicht
Berufsunfähigkeitsversicherung (anteilig, wenn beruflich bedingt – im Zweifel Steuerberater fragen)
Rechtsschutzversicherung (betrieblicher Anteil)
Krankenversicherungsbeiträge: nicht als Betriebsausgabe, aber als Sonderausgabe in der privaten Steuererklärung

8. Rechts- und Beratungskosten

Steuerberater- und Wirtschaftsprüferhonorare
Rechtsanwaltskosten bei betrieblichen Rechtsstreitigkeiten
Notarkosten (betrieblicher Anlass)
Unternehmensberatung

9. Fortbildung und Fachliteratur

Seminare, Workshops, Online-Kurse mit beruflichem Bezug
Fachliteratur, Fachzeitschriften, Bücher
Mitgliedsbeiträge in Berufsverbänden und Kammern

Tipp: Auch kostspielige Konferenzen können absetzbar sein – solange der berufliche Anlass eindeutig überwiegt. Bei Konferenzen mit touristischem Rahmenprogramm wird das Finanzamt genauer hinschauen.

10. Geschäftsessen und Bewirtungskosten

70 % der Kosten sind absetzbar, 30 % gelten steuerlich als nicht abzugsfähig (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG)
Voraussetzung: Bewirtungsbeleg mit Angabe von Ort, Datum, Anlass und Namen der Gäste
Bewirtung von Arbeitnehmern (z. B. Betriebsveranstaltungen): andere Regeln, ggf. vollständig absetzbar

11. Bankkosten und Zinsen

Kontoführungsgebühren für das Geschäftskonto
Zinsen für betriebliche Kredite und Darlehen
Leasingraten für betriebliche Fahrzeuge oder Geräte
Factoring-Gebühren

12. Waren und Material

Einkauf von Waren (Wareneinsatz)
Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
Verpackungsmaterial
Fremdleistungen (z. B. Druckkosten, Produktion)

Häufige Fehler und Fallstricke

Privatanteil nicht vergessen: Ein Laptop, den du auch privat nutzt, ist nicht zu 100 % absetzbar. Bei gemischter Nutzung musst du schätzen (z. B. 70 % beruflich, 30 % privat) – und das im Zweifelsfall belegen können.

Fehlende Belege: Das Finanzamt erkennt keine Betriebsausgabe ohne Nachweis an. Digitale Belege sind in Ordnung, solange sie den GoBD-Anforderungen entsprechen.

Geschenke an Geschäftspartner: Nur bis 50 € pro Person und Jahr absetzbar (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG). Darüber hinaus nicht mehr als Betriebsausgabe.

Kleidung: Normale Businesskleidung (Anzug, Blazer) ist grundsätzlich nicht absetzbar, da sie als "bürgerliche Kleidung" gilt. Berufskleidung (Schutzkleidung, Uniform, spezifische Arbeitskleidung) dagegen schon.

Sofortabschreibung vs. Abschreibung (AfA)

Ausgaben bis 800 € netto kannst du als geringwertige Wirtschaftsgüter sofort im Jahr der Anschaffung vollständig absetzen. Alles darüber musst du über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer nach § 7 EStG abschreiben (AfA).

Orientierung bietet die AfA-Tabelle des Bundesfinanzministeriums:

Laptop / Computer: 3 Jahre
Pkw: 6 Jahre
Büromöbel: 13 Jahre
Gebäude (Betriebsgebäude): 33–50 Jahre

FAQ

Kann ich mein Smartphone komplett absetzen? Nur wenn du es ausschließlich betrieblich nutzt – was das Finanzamt bei einem Smartphone meist bezweifelt. Realistisch sind 50–80 % betrieblicher Anteil. Führe ein kurzes Nutzungsprotokoll, wenn du mehr als 50 % geltend machen willst.

Sind Beiträge zu meiner Krankenversicherung Betriebsausgaben? Nein. Als Selbstständiger zahlst du deine Krankenversicherungsbeiträge aus versteuertem Einkommen – sie gelten als Sonderausgaben in der privaten Einkommenssteuererklärung, nicht als Betriebsausgaben.

Ich habe keinen Firmenwagen, aber fahre beruflich mit meinem privaten Auto – was kann ich absetzen? Für Dienstreisen mit privatem Pkw kannst du 0,30 € pro gefahrenem Kilometer ansetzen. Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte laufen dagegen über die Entfernungspauschale – seit 1. Januar 2026 einheitlich 0,38 € pro Kilometer ab dem ersten Kilometer. Führe in beiden Fällen ein Fahrtenbuch oder dokumentiere die Fahrten stichhaltig.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren? Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) gilt ab 1. Januar 2025: Buchungsbelege wie Rechnungen und Quittungen nur noch 8 Jahre (vorher 10 Jahre) gemäß § 147 Abs. 1 AO. Bücher, Bilanzen, Jahresabschlüsse und Inventare weiterhin 10 Jahre. Geschäftsbriefe und sonstige Korrespondenz 6 Jahre. Die genauen Anforderungen an die digitale Aufbewahrung findest du in den GoBD auf bundesfinanzministerium.de.

Was passiert, wenn das Finanzamt eine Betriebsausgabe nicht anerkennt? Sie wird dem Gewinn hinzugerechnet, und du zahlst auf diesen Betrag anteilig Einkommensteuer nach. Bei vorsätzlich falschen Angaben drohen Bußgelder oder Steuernachzahlungen mit Zinsen.

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