Aufbewahrungsfristen 2026: Wie lange Belege aufheben?

Wie lange musst du als Selbstständiger Rechnungen, Quittungen und Buchungsbelege aufheben? Die Antwort hat sich 2025 geändert – und das ist diesmal eine gute Nachricht: Buchungsbelege müssen nur noch 8 statt 10 Jahre aufbewahrt werden. Welche Aufbewahrungsfristen für welche Dokumente gelten, wann du den Reißwolf anwerfen darfst und was die GoBD zur digitalen Archivierung sagt – hier der Überblick.

Die drei Aufbewahrungsfristen im Überblick

Seit dem 1. Januar 2025 gelten nach § 147 AO (Abgabenordnung) drei verschiedene Fristen, je nach Dokumenttyp:

Was zählt als Buchungsbeleg?

Buchungsbelege sind alle Dokumente, die eine Geschäftstransaktion belegen:

Eingehende und ausgehende Rechnungen
Quittungen und Kassenbons
Kontoauszüge (als Zahlungsnachweis)
Lieferscheine (wenn sie als Rechnungsersatz dienen)
Reisekostenabrechnungen
Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Auftragsbestätigungen mit Zahlungsnachweis

Diese Belege brauchst du für deinen Vorsteuerabzug und deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) – vollständige Archivierung ist also kein bürokratischer Selbstzweck.

Was hat sich 2025 geändert?

Bis Ende 2024 galten für Buchungsbelege 10 Jahre Aufbewahrungspflicht. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), das am 23. Oktober 2024 verabschiedet wurde und zum 1. Januar 2025 in Kraft trat, hat die Frist für Buchungsbelege auf 8 Jahre verkürzt.

Das Besondere: Die Verkürzung gilt nicht nur für neue Belege ab 2025, sondern rückwirkend für alle Belege, deren 10-Jahres-Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Rechnungen aus dem Jahr 2016 oder 2017 mussten also nicht bis 2026 bzw. 2027 aufbewahrt werden – die Frist endete bereits am 31. Dezember 2024 bzw. 2025.

Die 8-Jahres-Frist gilt für alle Buchungsbelege nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, soweit keine kürzere Frist nach anderen Steuergesetzen zulässig ist.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Frist läuft nicht ab dem Datum auf dem Beleg, sondern erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).

Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2025 → Fristbeginn: 31. Dezember 2025 → Fristende (8 Jahre): 31. Dezember 2033.

Verlängerung bei laufenden Steuerverfahren

Die Frist läuft nicht ab, solange Unterlagen für eine Steuer relevant sind, für die die Festsetzungsfrist nach § 169 AO noch nicht abgelaufen ist. Bei einer laufenden Betriebsprüfung oder einem offenen Einspruchsverfahren musst du die betroffenen Unterlagen daher unabhängig von der Standardfrist aufbewahren.

Was kannst du 2026 vernichten?

| Dokumenttyp | Frist | Vernichtbar ab (Stand 2026) | |-------------|-------|------------------------------| | Bücher, Bilanzen, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | entstanden bis Ende 2015 | | Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen) | 8 Jahre | entstanden bis Ende 2017 | | Handels- und Geschäftsbriefe, E-Mails | 6 Jahre | entstanden bis Ende 2019 |

Vor der Vernichtung prüfen: Laufen noch Betriebsprüfungen, Einsprüche oder offene Steuerbescheide aus den betroffenen Jahren? Dann lieber noch warten – und im Zweifel deinen Steuerberater fragen.

Digitale Archivierung: Was die GoBD verlangt

Du musst Belege nicht in Papier aufheben. Digitalisieren und das Original danach vernichten ist erlaubt – das nennt sich ersetzendes Scannen. Voraussetzung ist eine GoBD-konforme Archivierung nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD).

Die GoBD stellt folgende Anforderungen:

Unveränderbarkeit – Das digitale Dokument muss gegen nachträgliche Änderungen geschützt sein; ein einfaches JPEG im Download-Ordner reicht nicht
Vollständigkeit – Alle Seiten, alle Belege, lückenlos
Lesbarkeit über die gesamte Frist – Stelle sicher, dass das Dateiformat in 8 Jahren noch lesbar ist
Zeitnahe Erfassung – Belege sollten unmittelbar nach Erhalt digitalisiert werden
Verfahrensdokumentation – Eine schriftliche Beschreibung, wie Belege erfasst und archiviert werden

Besonderheit bei E-Rechnungen: Diese müssen in ihrer strukturierten Form (XML-Datei, z.B. ZUGFeRD oder XRechnung) aufbewahrt werden – ein einfacher PDF-Ausdruck des XML-Inhalts erfüllt die Pflicht nicht.

Digitale Belege, die per E-Mail kommen

PDFs, die du per E-Mail als Rechnung erhältst, sind von Anfang an digital. Du musst sie nicht ausdrucken – du musst sie als Datei archivieren. Wichtig: Das PDF unveränderbar speichern (also nicht in einem Ordner, der regelmäßig geleert wird).

Was passiert bei Verstößen?

Wer Aufbewahrungspflichten nicht einhält, riskiert:

Schätzung durch das Finanzamt: Fehlen Belege bei einer Betriebsprüfung, kann das Finanzamt den Gewinn schätzen (§ 162 AO) – in der Regel zu deinen Ungunsten
Verzögerungsgelder nach § 146 Abs. 2b AO bei systematischer Verletzung von Mitwirkungspflichten
In schwerwiegenden Fällen: steuerstrafrechtliche Konsequenzen

In der Praxis ist ein einzelner fehlender Beleg meist kein Drama, wenn du kooperativ bist und eine nachvollziehbare Erklärung hast. Systematisches Vernichten vor Fristablauf oder der Versuch, Belege zu manipulieren, ist hingegen ernst zu nehmen.

FAQ

Gilt die 8-Jahres-Frist rückwirkend auch für alte Belege?

Ja. Das BEG IV macht die Verkürzung rückwirkend gültig für alle Buchungsbelege, deren 10-Jahres-Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Belege aus 2017 mussten also nur bis Ende 2025 aufbewahrt werden (8 Jahre ab Ende 2017) – nicht bis 2027.

Muss ich Papierbelege aufheben, wenn ich sie digitalisiert habe?

Nein – vorausgesetzt, die Digitalisierung ist GoBD-konform. Bei normalen Eingangsrechnungen reicht das digitale Exemplar. Ausnahme: Dokumente mit gesondertem Originalwert (z.B. notariell beglaubigte Verträge).

Wie lange müssen Kontoauszüge aufbewahrt werden?

Kontoauszüge gelten als Buchungsbelege und fallen unter die 8-Jahres-Frist nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO. Sie belegen Zahlungseingänge und -ausgänge und sind wichtige Nachweise für Betriebsausgaben und Einnahmen.

Gilt die Aufbewahrungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja. § 147 AO gilt für alle unternehmerisch tätigen Personen, unabhängig von der Umsatzgröße oder Steuerform. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen ihre steuerlich relevanten Unterlagen aufbewahren – nur die handelsrechtliche Buchführungspflicht nach HGB entfällt für nicht-bilanzierungspflichtige Selbstständige.

Was ist mit Verträgen und Mietverträgen für das Büro?

Für Verträge gilt keine einheitliche Frist – maßgeblich ist, ob und wie lange sie steuerlich relevant sind. Ein Mietvertrag für das Büro ist so lange relevant, wie er Grundlage von Betriebsausgaben ist, plus die jeweilige Festsetzungsfrist. Im Zweifel: mindestens 6 Jahre nach Vertragsende aufbewahren und deinen Steuerberater fragen.

Mit SteuerFluss kannst du Belege direkt beim Erfassen digital archivieren – so bleibt deine Buchführung GoBD-konform, ohne dass du dir extra Gedanken über Fristen machen musst.