E-Rechnung Pflicht: Was Selbstständige jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B). Klingt erstmal beunruhigend – aber für die meisten Selbstständigen und Freiberufler gibt es großzügige Übergangsfristen. Was jetzt gilt, was sich wann ändert und wer komplett ausgenommen ist: hier der Überblick.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei per E-Mail. Das ist der häufigste Irrtum.

Seit dem 1. Januar 2025 versteht der Gesetzgeber unter einer E-Rechnung ausschließlich ein strukturiertes elektronisches Format, das maschinell verarbeitet werden kann – zum Beispiel ZUGFeRD 2.x oder XRechnung (IHK Frankfurt). Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931.

Ein einfaches PDF ohne eingebettete Struktur gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung" – nicht als E-Rechnung. Es darf aber in der Übergangsphase noch verwendet werden (mehr dazu unten).

Merksatz: E-Rechnung = maschinenlesbares XML-Format (ZUGFeRD oder XRechnung). Nicht: PDF, Word-Dokument oder gescannte Papierrechnung.

Die Übergangsfristen im Überblick

Das Wachstumschancengesetz hat zwar die E-Rechnungspflicht eingeführt, gleichzeitig aber gestaffelte Übergangsregelungen beschlossen. Wer muss wann?

2025–2026: Papierrechnungen noch erlaubt

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich weiterhin Papierrechnungen versenden. PDF-Rechnungen per E-Mail sind nur noch mit ausdrücklicher Einwilligung des Empfängers zulässig (BMF FAQ E-Rechnung).

Ab 01.01.2027: Grenze 800.000 €

Ab 2027 gilt die Pflicht zur E-Rechnung für alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro. Wer darunter liegt, darf noch bis zum 31. Dezember 2027 Papier oder PDF (mit Zustimmung) versenden (IHK Frankfurt).

Ab 01.01.2028: Alle B2B-Unternehmen

Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen – unabhängig vom Umsatz.

| Zeitraum | Wer muss E-Rechnungen ausstellen? | |----------|----------------------------------| | 2025–2026 | Niemand muss (Übergangsphase) | | Ab 01.01.2027 | Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 € | | Ab 01.01.2028 | Alle inländischen B2B-Unternehmen |

Empfangen ist schon jetzt Pflicht

Hier machen viele einen Fehler: Die Übergangsfristen gelten nur für das Ausstellen von E-Rechnungen – nicht für das Empfangen.

Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen (BMF FAQ). Es gibt keine Übergangsregel für den Empfang. Wer E-Rechnungen von einem Lieferanten bekommt, muss diese annehmen und verarbeiten können.

In der Praxis reicht für den Empfang zunächst eine E-Mail-Adresse, an die ZUGFeRD-Anhänge gesendet werden können. Die Verarbeitung (Buchung, Archivierung) muss die technischen Anforderungen der GoBD erfüllen.

Was konkret bedeutet das? Du musst:

E-Rechnungen in einem strukturierten Format technisch empfangen können (z. B. per E-Mail-Anhang)
Die Rechnung in ihrer ursprünglichen Form archivieren (nicht nur ausdrucken!)
Sicherstellen, dass die Daten unveränderlich gespeichert werden – das ist die GoBD-Anforderung

Wer seine Belege bisher einfach in einem Ordner auf dem Desktop abgelegt hat, sollte das Thema Belegarchivierung jetzt angehen. Das gilt unabhängig davon, ob du Kleinunternehmer bist oder nicht.

Wer ist ausgenommen?

Nicht jede Rechnung fällt unter die E-Rechnungspflicht. Ausgenommen sind laut § 34a UStDV:

Kleinunternehmer (§ 19 UStG) – Wer die Kleinunternehmerregelung anwendet, muss keine E-Rechnungen ausstellen
Kleinbeträge bis 250 Euro (§ 33 UStDV) – Rechnungen unter dieser Grenze sind ausgenommen
Fahrausweise (§ 34 UStDV)
B2C-Rechnungen – Rechnungen an Privatpersonen fallen grundsätzlich nicht unter die E-Rechnungspflicht
Rechnungen an nicht-unternehmerische juristische Personen (z. B. nicht unternehmerisch tätige Vereine)

Wichtig: Auch Kleinunternehmer müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Die Ausnahme gilt nur für das Ausstellen.

Wenn du unsicher bist, ob du als Kleinunternehmer eingestuft bist, findest du eine Erklärung in unserem Artikel zur Kleinunternehmerregelung 2026.

Welche Formate sind zulässig?

Die E-Rechnung muss die europäische Norm EN 16931 erfüllen. In der Praxis sind zwei Formate verbreitet:

XRechnung – reines XML-Format, maschinenlesbar, aber nicht direkt für Menschen lesbar
ZUGFeRD 2.x – kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML (hybrides Format)

Beide Formate sind laut BMF zulässig (BMF FAQ). Für Selbstständige, die ihren Kunden auch eine lesbare Rechnung schicken wollen, ist ZUGFeRD in der Regel die praktischere Wahl.

Die meisten Buchhaltungstools und Rechnungstools unterstützen mittlerweile beide Formate. Falls du noch manuell Rechnungen schreibst, wird es Zeit für ein geeignetes Tool – SteuerFluss unterstützt die gängigen E-Rechnung-Formate.

Was musst du jetzt konkret tun?

Je nach Situation unterscheidet sich der Handlungsbedarf:

Du bist Kleinunternehmer:

Du musst keine E-Rechnungen ausstellen (Ausnahme nach § 34a UStDV)
Du solltest aber sicherstellen, dass du E-Rechnungen empfangen kannst (z. B. per E-Mail)

Du bist regelbesteuert und umsatzsteuerpflichtig:

Bis Ende 2026: Papierrechnungen noch zulässig – nutze die Zeit für Vorbereitung
Prüfe, ob dein Rechnungstool E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erstellt
Stelle sicher, dass du E-Rechnungen von Lieferanten empfangen und archivieren kannst

Du nutzt noch Word oder Excel für Rechnungen:

Diese Tools erstellen kein normkonformes E-Rechnungsformat
Vor 2028 auf ein geeignetes Buchhaltungstool umstellen

FAQ zur E-Rechnungspflicht

Muss ich als Freiberufler E-Rechnungen schreiben?

Das kommt auf deinen Kundenstamm an. Wenn du ausschließlich an Privatpersonen (B2C) rechnest, gilt die E-Rechnungspflicht nicht. Stellst du Rechnungen an Unternehmen (B2B), greift die Pflicht – mit den oben beschriebenen Übergangsfristen. Vollständig obligatorisch wird es für alle B2B-Unternehmen ab dem 1. Januar 2028 (BMF FAQ).

Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail noch?

Bis Ende 2026 ja – wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2027 (für Umsatz > 800.000 €) bzw. ab 2028 (alle) ist ein PDF ohne eingebettetes XML keine gültige E-Rechnung mehr.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?

Die Pflichtangaben nach § 14 UStG müssen erfüllt sein, damit der Empfänger den Vorsteuerabzug geltend machen kann. Eine fehlerhafte oder nicht normkonforme Rechnung kann dazu führen, dass der Vorsteuerabzug beim Empfänger versagt wird. Die genauen steuerlichen Konsequenzen solltest du im Zweifelsfall mit einem Steuerberater klären.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen ins Ausland?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für inländische B2B-Umsätze zwischen deutschen Unternehmen (IHK Frankfurt). Für Rechnungen an Kunden im EU-Ausland oder in Drittstaaten gelten andere Regelungen.

Die E-Rechnung kommt schrittweise – für die meisten Selbstständigen mit kleinen Umsätzen erst 2028. Trotzdem lohnt es sich, jetzt schon die Infrastruktur dafür aufzubauen: Ein passendes Rechnungstool und eine klare Ablagestruktur sparen später viel Arbeit. SteuerFluss hilft dir dabei, Rechnungen normkonform zu erstellen und deine Belege GoBD-konform zu archivieren.