Telefon & Internet absetzen: So geht's für Selbstständige

Ob Smartphone, Festnetzanschluss oder Breitband-Internet: Als Selbstständiger oder Freiberufler nutzt du Telekommunikation täglich für deine Arbeit. Wie viel davon du als Betriebsausgabe absetzen kannst – und welche Methode sich für dich lohnt – erklärt dieser Artikel.

Was ist absetzbar?

Rechtliche Grundlage ist § 4 Abs. 4 EStG: Als Betriebsausgaben gelten alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Telefon und Internet gehören dazu – sofern du sie zumindest teilweise beruflich nutzt.

Absetzbar sind konkret:

Monatliche Grundgebühren für Mobilfunk, Festnetz und Internet
Einzelverbindungskosten (Anrufe, SMS, Datenvolumen)
Anschaffungskosten für Router, Telefone und Headsets (als GWG sofort oder per AfA abschreibbar)
SIM-Karten, Datenpakete, Roaming bei beruflichen Reisen
Reparaturkosten für beruflich genutzte Geräte

Nicht absetzbar ist der rein private Anteil der Nutzung. Bei gemischter Nutzung – was der Normalfall ist – zählst du nur den betrieblichen Teil als Betriebsausgabe.

Merksatz: Ein Gerät, das du ausschließlich privat nutzt, ist keine Betriebsausgabe – auch nicht anteilig. Entscheidend ist die tatsächliche berufliche Veranlassung.

Die drei Methoden im Vergleich

Je nach Nutzungsintensität und Dokumentationsbereitschaft gibt es drei Wege, Telefon- und Internetkosten abzusetzen:

Methode 1: Die 20 %-Pauschale (ohne Nachweis)

Für gemischt genutzte Anschlüsse akzeptieren die meisten Finanzämter eine Pauschale von 20 % der tatsächlichen Kosten – maximal 20 € pro Monat (240 € pro Jahr). Das ist keine gesetzliche Regelung, sondern eine langjährige Verwaltungspraxis, die du ohne Einzelbelege in Anspruch nehmen kannst.

So funktioniert es:

Mobilfunk 40 €/Monat → 20 % = 8 €/Monat absetzbar (96 €/Jahr)
Internet-Flatrate 45 €/Monat → 20 % = 9 €/Monat absetzbar (108 €/Jahr)
Beide zusammen: 85 €/Monat → 20 % = 17 €/Monat → 204 €/Jahr (unter der 20 €-Grenze)

Würde dein beruflicher Anteil tatsächlich über 20 % liegen, lohnt sich die nächste Methode – denn dann lässt du bares Geld liegen.

Methode 2: Einzelnachweis (bei höherer Nutzung)

Wenn du dein Telefon oder Internet überwiegend beruflich nutzt, kannst du den tatsächlichen Anteil geltend machen. Das Finanzamt akzeptiert hierfür einen repräsentativen Drei-Monats-Zeitraum als Nachweis:

Führe für 3 zusammenhängende Monate ein Nutzungsprotokoll: Datum, Dauer, Anlass (beruflich oder privat) jedes Gesprächs bzw. jeder Nutzung
Berechne den prozentualen Anteil der beruflichen Nutzung
Wende diesen Prozentsatz auf die Jahreskosten an

Hat sich deine Nutzung in den Folgejahren nicht wesentlich geändert, kannst du das einmal ermittelte Ergebnis mehrere Jahre lang anwenden – eine neue Drei-Monats-Aufzeichnung ist dann nicht erforderlich.

Beispiel: 70 % deiner Anrufe und Internet-Nutzung sind beruflich belegt:

85 €/Monat × 12 × 0,70 = 714 € Betriebsausgabe im Jahr

Das sind 510 € mehr als mit der Pauschale – und wird mit steigendem Steuersatz noch wertvoller.

Methode 3: Vollabzug bei überwiegender Nutzung

Nutzt du ein Gerät zu mehr als 90 % beruflich, kannst du es vollständig als Betriebsausgabe absetzen. Das Finanzamt akzeptiert dies aber nur, wenn die Behauptung plausibel ist.

Wichtig: Wenn du nur ein einziges Smartphone besitzt und 100 % berufliche Nutzung behauptest, musst du mit Rückfragen rechnen. Überzeugend ist der Vollabzug vor allem dann, wenn du zusätzlich ein privates Gerät hast – oder du als Ansprechpartner für Kunden rund um die Uhr erreichbar sein musst und das plausibel belegen kannst.

Vorsteuerabzug: Doppelter Vorteil für Umsatzsteuerpflichtige

Bist du umsatzsteuerpflichtig, kannst du zusätzlich zur Betriebsausgabe den Vorsteuerabzug auf den betrieblichen Anteil geltend machen (§ 15 Abs. 1 UStG):

Bei 70 % beruflicher Nutzung: 70 % der ausgewiesenen Umsatzsteuer als Vorsteuer absetzbar
Bei Vollabzug (90 %+): nahezu vollständiger Vorsteuerabzug möglich

Beispiel Netto-Berechnung: Monatsrechnung 85 € brutto (inkl. 19 % USt):

Netto: 71,43 € | USt: 13,57 €
Bei 70 % Nutzung: Betriebsausgabe = 71,43 € × 0,70 = 50 € netto | Vorsteuer = 13,57 € × 0,70 = 9,50 €

Trag in der EÜR immer den Nettobetrag des betrieblichen Anteils ein – die Vorsteuer machst du separat in der Umsatzsteuer-Voranmeldung geltend.

Mehr zum Vorsteuerabzug im Artikel Vorsteuerabzug für Selbstständige.

So trägst du es in die EÜR ein

In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung kommen Telefon- und Internetkosten unter „Kosten für Telekommunikation" (in ELSTER unter „Sonstige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben"). Du trägst den absetzbaren Nettobetrag ein.

Beispiel (Netto-Basis, 70 % Nutzungsanteil):

Jahreskosten brutto: 1.020 € | netto: 857 €
Betrieblicher Anteil: 857 € × 0,70 = 600 € Betriebsausgabe

Mehr zur EÜR und wie du sie korrekt ausfüllst findest du im Artikel EÜR für Selbstständige.

Homeoffice und Internet: Kein Entweder-oder

Nutzt du die Homeoffice-Pauschale? Dann kannst du deine Internetkosten trotzdem anteilig als Betriebsausgabe absetzen. Die Homeoffice-Pauschale (6 €/Tag, max. 1.260 €/Jahr) deckt die Nutzung des häuslichen Arbeitsplatzes ab – nicht die laufenden Kommunikationskosten. Beide Abzüge sind nebeneinander möglich.

FAQ

Kann ich mein privates Handy als Betriebsausgabe absetzen?

Ja, anteilig. Den beruflichen Nutzungsanteil setzt du als Betriebsausgabe an – entweder über die 20 %-Pauschale (max. 20 €/Monat ohne Nachweis) oder per Einzelnachweis. Eine vollständige Absetzung ist nur realistisch, wenn du den Vollabzug plausibel begründen kannst, zum Beispiel mit einem zweiten privaten Gerät.

Brauche ich Belege für die 20 %-Pauschale?

Die Pauschale selbst ist belegfrei. Aber hebe deine monatlichen Rechnungen trotzdem auf – bei einer Betriebsprüfung können sie abgefragt werden. Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege: 10 Jahre (§ 147 AO).

Was gilt, wenn Vertrag und Rechnung auf meinen Privatnamen laufen?

Kein Problem. Auch Kosten, die du als Privatperson zahlst und die beruflich veranlasst sind, zählen nach § 4 Abs. 4 EStG als Betriebsausgaben. Entscheidend ist die tatsächliche berufliche Nutzung – nicht der Vertragsinhaber.

Kann ich den Router oder das Telefon als Betriebsausgabe absetzen?

Ja, anteilig nach dem beruflichen Nutzungsanteil. Kostet das Gerät unter 800 € netto, kannst du es im Anschaffungsjahr als Arbeitsmittel sofort vollständig abschreiben (GWG-Sofortabschreibung) – jeweils gekürzt um den privaten Anteil.

Muss ich die Drei-Monats-Aufzeichnung jedes Jahr wiederholen?

Nein. Hat sich deine Nutzungsstruktur nicht wesentlich geändert, ist ein einmal ermittelter und dokumentierter Nutzungsanteil für mehrere Steuerjahre verwendbar. Eine Aktualisierung ist sinnvoll, wenn du zum Beispiel einen neuen Job annimmst, Kinder bekommst oder sich deine berufliche Tätigkeit grundlegend ändert.

Telefonkosten und Internetgebühren konsequent als Betriebsausgaben zu erfassen lohnt sich – gerade bei höheren Monatsbeiträgen. Mit SteuerFluss buchst du Belege direkt der richtigen Kostenstelle zu und hast alle Angaben für die EÜR und Steuererklärung an einem Ort.