Bewirtungskosten absetzen: Die 70%-Regel erklärt

Du hast einen Kunden zum Mittagessen eingeladen, die Rechnung bezahlt – und fragst dich jetzt, was du davon steuerlich absetzen kannst. Die gute Nachricht: Bewirtungskosten sind als Betriebsausgabe abziehbar. Die weniger gute: Es gibt klare Regeln, eine Grenze von 70 %, und der Bewirtungsbeleg muss stimmen.

Dieser Artikel erklärt dir, was gilt – für Selbstständige, Freiberufler und Gewerbetreibende, die keine Lohnbuchhaltung haben und ihre Steuern selbst im Griff haben wollen.

Was sind Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Speisen, Getränke und damit verbundene Nebenleistungen (Garderobengebühren, Trinkgeld), die du im Rahmen eines Geschäftstreffens übernimmst. Typische Fälle:

Mittagessen mit einem Kunden oder Auftraggeber
Abendessen mit einem potenziellen Geschäftspartner
Kaffee und Kuchen beim Beratungsgespräch
Dinner nach einer Vertragsverhandlung

Nicht dazu zählen: Verpflegungskosten auf Dienstreisen (das sind Reisekosten) sowie rein private Bewirtungen, die zufällig Thema Arbeit berühren.

Die 70%-Regel: Was davon abziehbar ist

Grundlage ist § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG. Der Gesetzestext sagt: Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass sind nur zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar. Die restlichen 30 % sind dauerhaft nicht abzugsfähig – kein Trick, keine Ausnahme.

Rechenbeispiel

Du lädst einen Kunden zum Essen ein. Die Rechnung beträgt 120 € netto (plus 19 % MwSt = 142,80 € brutto).

| | Betrag | |---|---| | Nettobetrag | 120,00 € | | Davon 70 % abzugsfähig | 84,00 € | | Dauerhaft nicht abziehbar (30 %) | 36,00 € | | Vorsteuer (19 % auf 120 €) | 22,80 € – 100 % abziehbar |

Wichtig: Die 70/30-Grenze gilt für die Einkommensteuer (Betriebsausgabenabzug). Die Umsatzsteuer (Vorsteuer) kannst du dagegen vollständig zurückfordern – sofern du umsatzsteuerpflichtig bist und die Rechnung die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält.

Wann gilt 100 %? Die Ausnahme für Mitarbeiterbewirtung

Lädst du ausschließlich deine eigenen Mitarbeiter ein – ohne externe Gäste – gelten andere Regeln. Betriebliche Veranstaltungen wie ein Teamessen oder ein Weihnachtsessen sind grundsätzlich zu 100 % als Betriebsausgabe abziehbar.

Allerdings: Pro Mitarbeiter und Veranstaltung gibt es einen Freibetrag von 110 € brutto (inkl. MwSt, Anfahrt, Programmkosten). Was darüber hinausgeht, wird als Arbeitslohn bewertet und ist lohnsteuerpflichtig.

Als Einzelunternehmer oder Freiberufler ohne Angestellte spielt diese Ausnahme in der Praxis oft keine Rolle – für dich gilt fast immer die 70/30-Regel.

Der Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben auf einen Blick

Das Finanzamt erkennt Bewirtungskosten nur an, wenn ein vollständiger Bewirtungsbeleg vorliegt. Die Kassenbon des Restaurants allein reicht nicht. Du brauchst zusätzlich einen gesonderten Eigenbeleg mit diesen Pflichtangaben:

Datum der Bewirtung
Ort – Name und Adresse des Restaurants oder Lokals
Namen aller Teilnehmer – inklusive dir selbst als Gastgeber
Anlass der Bewirtung – konkret, nicht nur "Kundenpflege". Richtig: "Erstgespräch zu Projektangebot Webshop GmbH" oder "Vertragsgespräch mit Auftraggeber Müller GmbH"
Gesamtbetrag der Bewirtung
Trinkgeld – separat ausgewiesen
Unterschrift des Bewirtenden (also deine)

Dazu musst du den maschinellen Kassenbon des Restaurants anheften. Handgeschriebene Rechnungen von Restaurants erkennt das Finanzamt nicht an – selbst wenn der Rest stimmt.

Merksatz: Je vager der Anlass auf dem Bewirtungsbeleg, desto höher das Risiko bei einer Betriebsprüfung. "Geschäftliches Gespräch" ist zu wenig – schreib rein, worum es wirklich ging.

Neue Regeln 2025: Was das BMF-Schreiben ändert

Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 hat die Nachweisregeln für Bewirtungskosten aktualisiert – vor allem mit Blick auf die neue E-Rechnungspflicht.

Was sich ändert:

Digitale Kassenbons aus zertifizierten Kassensystemen sind als Beleg anerkannt, wenn sie Transaktionsnummer und Seriennummer des Kassensystems enthalten (oft als QR-Code aufgedruckt).
Übergangsregelung bis Ende 2026: Herkömmliche Papierbons und PDF-Rechnungen bleiben weiterhin gültig.
Die Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg selbst bleiben unverändert – nur das Format des beigelegten Kassenbelegs kann jetzt auch digital sein.

Praktisch bedeutet das: Du kannst den Kassenbon heute als Foto abspeichern, solange er vollständig lesbar ist und die nötigen Angaben enthält.

Aufbewahrung: 10 Jahre

Bewirtungsbelege zählen zu den steuerlich relevanten Buchungsbelegen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre – gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Das gilt für Papierbelege wie für digitale Scans gleichermaßen (Aufbewahrungsfristen im Detail).

Häufige Fehler bei der Betriebsprüfung

Diese Punkte führen regelmäßig dazu, dass das Finanzamt Bewirtungskosten komplett streicht – nicht nur kürzt:

Kein Bewirtungsbeleg, nur der Restaurantbon
Fehlende Namen der Teilnehmer
Vager Anlass ("Geschäftsgespräch", "Besprechung")
Handgeschriebene Restaurantrechnung ohne Kassenbon
Privatanteil nicht erkennbar – wenn erkennbar ist, dass kein Geschäftsanlass vorlag
Trinkgeld nicht belegt – fehlt es auf dem Eigenbeleg, ist es nicht absetzbar

Ein weiterer Punkt: Das Finanzamt prüft bei größeren Beträgen, ob die Ausgaben "angemessen" waren. Es gibt keinen festen Euro-Grenzwert, aber ein Dinner für zwei Personen à 500 € ohne besondere Begründung kann Fragen aufwerfen.

Bewirtungskosten in der EÜR buchen

In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung trägst du Bewirtungskosten in der Anlage EÜR unter "Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben" ein (Zeile für Bewirtungsaufwendungen, nur 70 % des Nettowertes).

Die Vorsteuer aus Bewirtungskosten wird separat in der Umsatzsteuer-Voranmeldung geltend gemacht – und zwar zu 100 %, getrennt vom Einkommensteuer-Abzug. Das verwechseln viele.

Wenn du deine Belege digital erfasst, kannst du mit SteuerFluss Bewirtungskosten direkt korrekt kategorisieren – inklusive automatischer 70/30-Aufteilung und Vorsteuer-Erkennung.

FAQ

Kann ich ein Geschäftsessen ohne gedruckten Bon absetzen?

Grundsätzlich nein. Du brauchst einen maschinellen Kassenbeleg als Nachweis. Seit dem BMF-Schreiben 2025 ist auch ein digitaler Bon aus einem zertifizierten Kassensystem zulässig. Ein Foto des Bons auf dem Handy reicht als Archivierungsmethode, solange er vollständig lesbar ist.

Was gilt als "geschäftlicher Anlass"?

Es muss eine konkrete betriebliche Veranlassung vorliegen: Kundengespräch, Vertragsverhandlung, Beratungsgespräch, Lieferantentreffen. Bloße Freundschaftspflege mit einem Geschäftskontakt zählt nicht. Im Zweifelsfall entscheidet das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung – und streicht, wenn der Anlass zu vage dokumentiert ist.

Ist Trinkgeld abziehbar?

Ja, wenn es auf dem Bewirtungsbeleg separat aufgeführt ist. Es unterliegt ebenfalls der 70/30-Regel. Ohne gesonderten Nachweis (z. B. eigene Notiz oder separater Bon) wird es nicht anerkannt.

Gilt die 70%-Regel auch für Kaffee und Snacks?

Ja. Auch Kaffeekränzchen, Kuchen beim Kundengespräch oder ein Brötchen im Besprechungsraum fallen unter § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG – sofern externe Gäste dabei sind. Für interne Besprechungsverpflegung (nur du, keine externen Gäste) gilt 100 %.

Kann ich ein Essen mit meinem Steuerberater absetzen?

Das hängt vom Anlass ab. Geht es um eine steuerliche Beratung, ist das Essen grundsätzlich als Bewirtung mit geschäftlichem Anlass einzustufen – und zu 70 % abziehbar. Die Beratungsrechnung deines Steuerberaters selbst ist dagegen eine vollständig abziehbare Betriebsausgabe (kein Bewirtungsfall).