Reisekosten für Selbstständige: Was du absetzen kannst

Ob Fahrt zum Kunden, mehrtägige Geschäftsreise oder täglicher Weg ins Büro – Reisekosten gehören für Selbstständige und Freelancer zum Alltag. Das Gute: Vieles davon kannst du als Betriebsausgabe absetzen und damit deine Steuerlast senken. Was genau gilt, welche Pauschalen 2026 aktuell sind und worauf du beim Nachweis achten musst, erfährst du hier.

Was sind Reisekosten für Selbstständige?

Als Reisekosten gelten alle Aufwendungen, die dir durch beruflich veranlasste Fahrten und Reisen entstehen. Für Selbstständige und Freiberufler sind das typischerweise:

Fahrtkosten (zum Kunden, zur Betriebsstätte, Dienstreisen)
Verpflegungsmehraufwand (Mehrkosten fürs Essen unterwegs)
Übernachtungskosten (bei auswärtigen Einsätzen)
Nebenkosten (Parkgebühren, Maut, öffentliche Verkehrsmittel)

Rechtsgrundlage ist § 4 Abs. 5 EStG, der für Selbstständige regelt, welche Ausgaben als Betriebsausgaben abzugsfähig sind – und verweist dabei auf § 9 EStG, der die konkreten Pauschalen definiert.

Fahrtkosten: Entfernungspauschale vs. Dienstreise

Hier ist die wichtigste Unterscheidung, die viele Selbstständige nicht kennen: Es gibt zwei verschiedene Regeln – je nachdem, um welche Art von Fahrt es sich handelt.

Fahrten zur ersten Betriebsstätte

Fährst du regelmäßig von zu Hause zu deiner festen Betriebsstätte (z.B. dein Büro oder Atelier), gilt die sogenannte Entfernungspauschale. Ab 2026 beträgt diese einheitlich 0,38 € pro Kilometer – und zwar ab dem ersten Kilometer (§ 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG). Das ist eine Neuerung: Bis 2025 galt die erhöhte Pauschale erst ab dem 21. Kilometer.

Wichtig: Für Selbstständige greift bei diesen Fahrten ein jährlicher Höchstbetrag von 4.500 € (§ 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG). Liegen deine tatsächlichen Kosten höher – zum Beispiel weil du einen teuren Firmenwagen nutzt oder sehr lange Strecken fährst – kannst du stattdessen die echten Kosten ansetzen. Das erfordert aber entsprechende Belege.

Dienstreisen und Fahrten zum Kunden

Für alle anderen beruflich veranlassten Fahrten – also Kundenbesuche, Behördengänge, Konferenzen – gilt die Kilometerpauschale von 0,30 € pro km (für den Hin- und Rückweg zusammen). Diese Pauschale ist nicht auf 4.500 € gedeckelt.

Alternativ kannst du auch die tatsächlichen Fahrzeugkosten anteilig geltend machen. Das lohnt sich vor allem, wenn dein Fahrzeug überwiegend betrieblich genutzt wird. Voraussetzung ist dann ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

Verpflegungsmehraufwand: 14 oder 28 Euro

Bist du für eine Dienstreise mehr als 8 Stunden außerhalb deiner Wohnung und deiner ersten Betriebsstätte unterwegs, kannst du Verpflegungsmehraufwendungen als Betriebsausgabe geltend machen. Die Pauschalen sind seit 2020 unverändert (§ 9 Abs. 4a EStG i.V.m. § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG):

| Abwesenheitsdauer | Pauschale | |---|---| | Mehr als 8 Stunden (An- oder Abreisetag) | 14,00 € | | 24 Stunden (voller Reisetag) | 28,00 € |

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten: Bekommst du auf einer Veranstaltung ein Frühstück gestellt, wird die Tagespauschale um 20 % (5,60 €) gekürzt, ein Mittag- oder Abendessen um je 40 % (11,20 €).

Dreimonatsfrist: An einem auswärtigen Einsatzort können diese Pauschalen nur für die ersten drei Monate geltend gemacht werden. Danach gilt der Ort als regelmäßige Arbeitsstätte.

Übernachtungskosten

Übernachtest du auf einer Dienstreise, kannst du die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgabe absetzen – also den Hotelrechnungsbetrag. Eine Pauschale gibt es hier für Selbstständige nicht; du benötigst immer einen Beleg. Achte darauf, dass auf der Rechnung dein Name oder deine Firma steht und sie alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält – nur dann ist auch ein Vorsteuerabzug möglich.

Öffentliche Verkehrsmittel und Flüge

Bahn, Bus, Taxi oder Flug für eine Dienstreise: Hier setzt du immer die tatsächlichen Kosten an – Bahnticket, Flugticket, Taxiquittung. Kein Fahrtenbuch notwendig, aber die Belege aufbewahren.

Firmenwagen: 1%-Regelung oder Fahrtenbuch

Nutzt du ein Fahrzeug, das zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird, gehört es in der Regel zum Betriebsvermögen. Dann stehen dir zwei Methoden zur Wahl:

1%-Regelung: Monatlich 1 % des Bruttolistenpreises wird als privater Nutzungsanteil versteuert. Einfach, aber teuer bei hohem Privatanteil.
Fahrtenbuch: Du dokumentierst jede Fahrt lückenlos (Datum, Reiseziel, Zweck, km). Aufwendiger, aber exakter – lohnt sich bei überwiegend betrieblicher Nutzung.

Was du nachweisen musst

Das Finanzamt kann jederzeit nach Belegen fragen. Halte folgende Unterlagen bereit:

Fahrtkosten (Pauschale): Aufzeichnung der gefahrenen Kilometer, Datum, Reiseziel und Zweck der Fahrt
Tatsächliche Kosten: Alle Originalbelege (Tankquittungen, Kfz-Versicherung, Werkstattrechnungen)
Verpflegung: Nachweis der Abwesenheitsdauer (z.B. Fahrtprotokoll, Hotelrechnung)
Übernachtung: Originalrechnung des Hotels

Wichtig: Reisekosten müssen beruflich veranlasst sein. Private Anteile einer Reise sind nicht abzugsfähig. Bei gemischt veranlassten Reisen (z.B. Konferenz + privater Urlaub) gilt eine anteilige Aufteilung.

Nebenkosten: Parkgebühren, Maut, ÖPNV

Neben den Fahrtkosten im engeren Sinne kannst du auch weitere Nebenkosten als Betriebsausgabe absetzen, die direkt mit einer Dienstreise zusammenhängen:

Parkgebühren am Zielort oder unterwegs
Mautgebühren (z.B. Autobahnvignette anteilig, Tunnelmaut)
Tickets für Bus und Bahn (z.B. wenn du nach der Ankunft am Bahnhof weiterfahren musst)
Gepäckaufgabe oder Gepäckaufbewahrung

Diese Nebenkosten werden mit dem tatsächlichen Betrag angesetzt – kein Pauschalbetrag. Belege aufbewahren.

Reisekosten in der EÜR

Als Selbstständiger oder Freelancer trägst du alle abzugsfähigen Reisekosten als Betriebsausgaben in deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ein. Dort gibt es dafür eigene Positionen: Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten.

Mit SteuerFluss kannst du Belege direkt beim Erfassen kategorisieren – so landet jede Reisekosten-Ausgabe automatisch an der richtigen Stelle in der EÜR.

Häufige Fragen

Kann ich die Kilometerpauschale auch für Fahrrad oder E-Bike nutzen? Ja. Für Fahrten mit dem Fahrrad oder E-Bike (ohne Kennzeichenpflicht) gilt ebenfalls eine Pauschale von 0,30 € pro km (BMF-Schreiben zu Reisekosten). Ein Fahrtenbuch ist nicht nötig, aber Aufzeichnungen über Fahrtzweck und Strecke solltest du führen.

Gilt die Entfernungspauschale auch wenn ich kein festes Büro habe? Wenn du ausschließlich von zu Hause aus arbeitest (Home-Office ohne externe Betriebsstätte), hast du keine „erste Betriebsstätte" im steuerrechtlichen Sinn. Dann gilt für Kundenfahrten die Dienstreise-Regel mit 0,30 €/km – das ist oft vorteilhafter. Im Zweifel klär das mit einem Steuerberater.

Wie lange muss ich Reisekosten-Belege aufbewahren? Für Selbstständige gilt die reguläre 10-jährige Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO für steuerrelevante Unterlagen. Das gilt auch für digitale Belege – Fotos von Quittungen reichen, wenn sie lesbar und unveränderbar gespeichert sind (GoBD).

Kann ich Reisekosten auch berechnen, wenn ich pauschal versteuere? Wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst, ändert das nichts an den Betriebsausgaben für Reisekosten – du setzt sie genauso ab. Lediglich beim Vorsteuerabzug aus Hotelrechnungen bist du als Kleinunternehmer ausgeschlossen.