Steuernummer beantragen als Selbstständiger – so geht's

Wer sich selbstständig macht, braucht eine Steuernummer – ohne geht's nicht. Sie erscheint auf jeder Rechnung, beim Finanzamt und in der Steuererklärung. Doch wie beantragst du sie, wo, und was passiert wenn du es vergisst? Dieser Artikel erklärt den Ablauf Schritt für Schritt.

Was ist die Steuernummer und wofür brauchst du sie?

Die Steuernummer ist eine individuelle Nummer, die dir dein Finanzamt zuweist. Als Selbstständiger oder Gewerbetreibender benötigst du sie unter anderem für:

Rechnungen: Jede Rechnung muss deine Steuernummer (oder Umsatzsteuer-ID) enthalten – das schreibt § 14 Abs. 4 UStG vor.
Steuererklärungen: Für Einkommensteuer und ggf. Umsatzsteuer.
Kommunikation mit dem Finanzamt: Sie identifiziert dich eindeutig.

Wichtig: Steuernummer ≠ Steuer-Identifikationsnummer. Die Steuer-ID (IdNr) bekommt jede Person bei Geburt zugewiesen und ist lebenslang gültig. Die Steuernummer ist dagegen unternehmensbezogen und kann sich ändern (z.B. bei Umzug in einen anderen Bezirk).

Wer muss eine Steuernummer beantragen?

Alle, die eine selbstständige oder gewerbliche Tätigkeit aufnehmen:

Freiberufler (Ärzte, Anwälte, Journalisten, Entwickler, Designer etc.)
Gewerbetreibende (Händler, Handwerker, Dienstleister mit Gewerbeschein)
Kleinunternehmer – auch wenn du unter der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer ausweist, brauchst du eine Steuernummer

Angestellte, die einen Nebenjob aufnehmen, brauchen ebenfalls eine separate Steuernummer für ihre selbstständige Nebentätigkeit.

Frist: Wann musst du die Steuernummer beantragen?

Laut § 138 AO bist du verpflichtet, die Aufnahme einer gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit innerhalb eines Monats beim zuständigen Finanzamt anzuzeigen. Die Frist gilt ab dem Tag, an dem du deine Tätigkeit tatsächlich aufnimmst – nicht ab der Gewerbeanmeldung.

Verpasst du die Frist, kann das Finanzamt ein Verspätungsgeld festsetzen. In der Praxis passiert das selten bei kurzen Überschreitungen, ist aber formal möglich.

Wie beantragst du die Steuernummer? (Schritt für Schritt)

Seit dem 1. Januar 2021 muss der Antrag elektronisch über ELSTER eingereicht werden – per Post geht es nicht mehr (Quelle: elster.de).

Schritt 1: ELSTER-Konto erstellen

Gehe auf www.elster.de und erstelle ein Benutzerkonto. Für den ersten Schritt reicht die Registrierung per E-Mail-Adresse. Du erhältst zwei E-Mails: eine zur Bestätigung der Adresse, eine weitere mit Aktivierungscode und -ID.

Hinweis: Mit diesem einfachen Konto kannst du zunächst nur den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung übermitteln. Für alle weiteren Steuerformulare (USt-Voranmeldung, Einkommensteuer etc.) musst du das Konto später zu einem vollwertigen ELSTER-Konto ausbauen – sobald du deine Steuernummer erhalten hast.

Schritt 2: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen

Rufe auf ELSTER den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen auf. Der Fragebogen fragt unter anderem ab:

Persönliche Daten (Name, Adresse, Geburtsdatum)
Art der Tätigkeit (freiberuflich oder gewerblich)
Voraussichtliche Einnahmen im Gründungsjahr und im Folgejahr
Bankverbindung
Ob du Umsatzsteuer erheben willst oder die Kleinunternehmerregelung nutzt
Angaben zu Arbeitnehmern (falls vorhanden)

Freiberufler vs. Gewerbetreibende: Freiberufler wählen im Formular "freiberufliche/selbstständige Tätigkeit". Gewerbetreibende müssen vorher das Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden – das Gewerbeamt leitet die Anmeldung in vielen Bundesländern automatisch an das Finanzamt weiter, du musst den Fragebogen aber trotzdem selbst über ELSTER einreichen.

Schritt 3: Fragebogen elektronisch übermitteln

Schicke den ausgefüllten Fragebogen direkt über ELSTER an dein zuständiges Finanzamt. Zuständig ist das Finanzamt am Ort der Geschäftsleitung – bei Heimarbeitern also in der Regel das Finanzamt deines Wohnorts.

Schritt 4: Steuernummer per Post abwarten

Das Finanzamt prüft deinen Fragebogen und schickt dir die Steuernummer per Post zu. Das dauert je nach Finanzamt und Auslastung zwischen wenigen Tagen und mehreren Wochen. Einen Online-Versand gibt es nicht.

Was tun, wenn die erste Rechnung vorher kommt? Du darfst Rechnungen ausstellen, bevor du die Steuernummer hast – trage dann "Steuernummer beantragt, wird nachgereicht" ein. Sobald du die Nummer hast, korrigiere die Rechnung oder stelle eine neue aus.

Was kommt in den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Der wichtigste Teil ist die Einschätzung deiner Einnahmen. Sie bestimmt:

Vorauszahlungen: Das Finanzamt berechnet daraus, ob und wie hoch deine Einkommensteuer-Vorauszahlungen sein werden.
Umsatzsteuer-Pflicht: Überschreitest du voraussichtlich die Kleinunternehmergrenze (22.000 € im ersten Jahr), bist du zur Erhebung von Umsatzsteuer verpflichtet.

Schätze realistisch, aber nicht zu pessimistisch. Zu niedrige Angaben führen zu Nachzahlungen später; zu hohe Vorauszahlungen binden unnötig Liquidität.

Freiberufler: Checkliste vor dem Fragebogen

[ ] Prüfe, ob deine Tätigkeit als freiberuflich gilt (§ 18 EStG)
[ ] Kein Gewerbeamt nötig – Freiberufler melden sich nur beim Finanzamt
[ ] Umsatzsteuer: Willst du die Kleinunternehmerregelung nutzen?
[ ] ELSTER-Konto anlegen (E-Mail-Registrierung reicht für den Start)

Gewerbetreibende: Was du zusätzlich beachten musst

Gewerbe anmelden beim zuständigen Gewerbeamt (Gebühr je nach Gemeinde ca. 15–65 €)
Das Gewerbeamt informiert das Finanzamt automatisch – trotzdem den Fragebogen selbst über ELSTER einreichen
IHK-/HWK-Mitgliedschaft wird automatisch ausgelöst (Pflichtmitgliedschaft, Beitrag je nach Umsatz)

Häufige Fragen (FAQ)

Brauche ich auch als Kleinunternehmer eine Steuernummer?

Ja. Die Kleinunternehmerregelung befreit dich von der Umsatzsteuerpflicht, nicht aber von der Einkommensteuer. Du brauchst die Steuernummer trotzdem – für deine Rechnungen und Steuererklärung.

Kann ich die Steuernummer auch per Post beantragen?

Nein. Seit dem 1. Januar 2021 ist die elektronische Übermittlung über ELSTER Pflicht (Quelle: elster.de).

Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und Umsatzsteuer-ID?

Die Steuernummer (z.B. 12/345/67890) vergeben die Finanzämter lokal und sie kann sich ändern. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr., z.B. DE123456789) ist bundesweit eindeutig und für grenzüberschreitende EU-Geschäfte notwendig. Sie kannst du beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beantragen – allerdings erst nachdem du eine Steuernummer hast.

Wie lange dauert es, bis ich die Steuernummer bekomme?

Das variiert je nach Finanzamt. Im Schnitt 2–6 Wochen. In Stoßzeiten (Jahreswechsel, Sommerpause) kann es länger dauern. Ruf ruhig nach 3–4 Wochen beim Finanzamt an, wenn noch nichts angekommen ist.

Kann ich schon Rechnungen schreiben, bevor ich die Steuernummer habe?

Ja, du kannst Rechnungen ausstellen – trage stattdessen ein, dass die Steuernummer beantragt wurde. Sobald sie vorliegt, muss die Rechnung korrigiert werden, damit sie alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält.

Wenn du erst frisch startest und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung noch vor dir hast – SteuerFluss führt dich durch beides, ohne Vorkenntnisse.