Rechnung schreiben: Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG (2026)
Rechnung schreiben Pflichtangaben 2026: Was muss laut § 14 UStG auf jede Rechnung? Alle 7 Pflichtangaben, Sonderfälle und häufige Fehler erklärt.
Eine fehlerhafte Rechnung kann teuer werden – im wahrsten Sinne des Wortes. Wenn eine deiner Rechnungen nicht alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält, kann dein Kunde den Vorsteuerabzug nicht geltend machen. Das Finanzamt lehnt dann die Erstattung der enthaltenen Umsatzsteuer ab – und dein Kunde wird sich bei dir melden, damit du die Rechnung korrigierst. Im schlimmsten Fall bleibt die Beziehung beschädigt.
Die häufigsten Fehler: eine unklare Leistungsbeschreibung ("Beratung"), eine fehlende oder doppelte Rechnungsnummer, das Leistungsdatum stimmt nicht oder der Steuerbetrag wird nicht separat ausgewiesen. All das sind Verstöße gegen § 14 UStG – und alle lassen sich mit dem richtigen Wissen leicht vermeiden.
In diesem Artikel erfährst du, was auf jede Rechnung muss, welche Sonderregeln für Kleinunternehmer und EU-Geschäfte gelten und wie du häufige Fehler von Anfang an vermeidest.
Die 7 Pflichtangaben auf einer Rechnung
1. Vollständiger Name und Anschrift
Auf der Rechnung müssen sowohl deine eigenen Angaben als Leistender als auch die des Rechnungsempfängers vollständig stehen. "Vollständig" bedeutet: Name (bei Einzelunternehmern der bürgerliche Name, nicht nur ein Phantasiename), Straße, Hausnummer, PLZ und Ort.
Ein Postfach reicht nicht als Anschrift – die Adresse muss zustellfähig sein. Bei Kapitalgesellschaften (GmbH, UG) gehört auch die Rechtsform in den Namen.
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
Du musst entweder deine Steuernummer vom Finanzamt oder deine USt-IdNr. angeben – eine davon ist Pflicht. Für Geschäfte mit Unternehmen im EU-Ausland benötigst du zwingend die USt-IdNr. (die mit "DE" beginnt und neun Ziffern hat).
Falls du noch keine USt-IdNr. hast, kannst du sie beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) kostenlos beantragen. Die Steuernummer vom Finanzamt genügt für rein inländische Rechnungen.
3. Ausstellungsdatum der Rechnung
Das Rechnungsdatum ist das Datum, an dem du die Rechnung erstellst – nicht das Datum der Leistungserbringung. Beide können, müssen aber nicht identisch sein. Das Ausstellungsdatum bestimmt auch, in welchen Voranmeldungszeitraum die Umsatzsteuer fällt.
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
Jede Rechnung braucht eine eindeutige, chronologisch fortlaufende Nummer. Wichtig: Sie darf keine Lücken haben. Fehlende Nummern wecken beim Finanzamt den Verdacht auf nicht verbuchte Einnahmen.
Mögliche Formate:
RE-2026-001,RE-2026-002, ...2026001,2026002, ...2026-01-001(Jahr-Monat-laufende Nummer)
Erlaubt sind unterschiedliche Nummernkreise für verschiedene Kundensegmente, solange jede Nummer innerhalb des Kreises einmalig und nachvollziehbar ist.
5. Leistungsbeschreibung
Die Leistungsbeschreibung ist einer der häufigsten Fehlerquellen. Ein pauschales "Beratungsleistung" oder "Webdesign" reicht nicht aus. Das Finanzamt erwartet eine Beschreibung, die Art, Umfang und – falls relevant – Zeitraum der Leistung klar erkennbar macht.
Unzureichend: "Beratungsleistung Dezember 2024"
Korrekt: "Strategische Unternehmensberatung: Analyse der Vertriebsprozesse und Erstellung Handlungsempfehlung, 15.–29.11.2024, 12 Stunden à 120,00 €"
Ein weiteres Beispiel: "Webdesign-Projekt: Erstellung und Implementierung der Website www.beispiel.de inkl. drei Überarbeitungsrunden, Projektlaufzeit 01.–30.11.2024"
6. Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
Das Datum der Leistungserbringung (oder der Zeitraum bei Dauerleistungen) muss separat angegeben werden – auch wenn es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. In diesem Fall reicht der Hinweis "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum".
Bei monatlichen Abrechnungen (z. B. laufendes Projekthonorar) gibst du den Leistungszeitraum an: "Leistungszeitraum: November 2024".
7. Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag
Alle vier Positionen müssen separat ausgewiesen werden:
| Position | Betrag | |----------|--------| | Nettobetrag | 1.000,00 € | | zzgl. 19 % Umsatzsteuer | 190,00 € | | Gesamtbetrag (brutto) | 1.190,00 € |
Wenn du Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen (7 % und 19 %) auf einer Rechnung abrechnest, musst du beide Positionen getrennt ausweisen.
Ob deine Buchhaltung damit rechtssicher ist, beantwortet unser FAQ.
Sonderfall: Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Umsatz im Vorjahr unter 25.000 Euro ab 2025) darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen und musst sie auch nicht ans Finanzamt abführen. Dafür hast du auf deiner Rechnung eine Pflicht: Du musst ausdrücklich auf die fehlende Steuererhebung hinweisen.
Der korrekte Hinweis lautet:
"Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Wichtig: Wenn du trotzdem irrtümlich Umsatzsteuer ausweist, schuldest du sie dem Finanzamt – auch wenn du Kleinunternehmer bist. Also lieber einmal mehr prüfen.
Der Nachteil für deine Kunden: Da du keine Umsatzsteuer ausweist, können sie auch keine Vorsteuer ziehen. Das macht dich als Lieferant für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer weniger attraktiv.
Wie du als Kleinunternehmer die Regelung sinnvoll einsetzt, welche Umsatzgrenzen gelten und wann ein Wechsel in die Umsatzsteuerpflicht lohnt, erklären wir ausführlich im Artikel Kleinunternehmerregelung 2026: Grenze, Vorteile und Nachteile.
Sonderfall: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen nach § 33 UStDV. Folgende Angaben können wegfallen:
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers (nur der Leistende muss sich ausweisen)
- Getrennte Ausweisung von Netto, Steuersatz und Steuerbetrag (Bruttobetrag + Steuersatz reichen)
- Steuernummer oder USt-IdNr.
Was trotzdem zwingend enthalten sein muss:
- Name und Anschrift des Leistenden
- Ausstellungsdatum
- Art und Menge der Leistung
- Bruttobetrag
- Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
Diese Regelung gilt für Kassenbons, Tankquittungen und ähnliches – nicht für bewusst vereinfachte Rechnungen an Geschäftskunden.
Sonderfall: EU-Rechnungen und Reverse Charge
Wenn du Dienstleistungen an Unternehmen in einem anderen EU-Staat erbringst (B2B), greift in der Regel das Reverse Charge Verfahren nach § 13b UStG (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft). Das bedeutet: Du stellst eine Netto-Rechnung ohne Umsatzsteuer aus, und dein Kunde im Ausland führt die Steuer in seinem Land ab.
Pflichtangaben bei Reverse Charge:
- Deine USt-IdNr. und die USt-IdNr. des Empfängers (beide auf der Rechnung)
- Expliziter Hinweis: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (auf Deutsch oder in der Landessprache des Empfängers)
- Keine deutsche Umsatzsteuer
Du kannst USt-IdNummern von EU-Kunden beim Bundeszentralamt für Steuern online prüfen und bestätigen lassen.
Achtung: Das Reverse Charge Verfahren gilt nicht automatisch bei allen Leistungen – bei physischen Waren gelten andere Regeln. Im Zweifel Steuerberater fragen.
E-Rechnung: Was du seit 2025 wissen musst
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Pflicht rund um elektronische Rechnungen – und die betrifft praktisch alle Selbstständigen und Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Rechnung. Sie muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen – typischerweise XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (ein PDF mit eingebettetem XML). Nur diese Formate gelten als echte E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes.
Was gilt wann?
Die Pflicht wird schrittweise eingeführt:
- Seit 1. Januar 2025: Du musst in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen – unabhängig von deiner Unternehmensgröße. Wer das nicht kann, riskiert Probleme bei Betriebsprüfungen.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen auch versenden.
- Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen – auch kleine Selbstständige – müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen.
Gilt das auch für Kleinunternehmer?
Ja. Auch als Kleinunternehmer musst du seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Beim Versenden hast du bis 2028 Zeit, aber es lohnt sich, sich frühzeitig damit auseinanderzusetzen.
Gilt das für Rechnungen an Privatpersonen?
Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur B2B-Umsätze – also Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen kannst du weiterhin als PDF oder Papier ausstellen.
Was tun?
Für den Empfang reicht oft schon ein geeignetes Buchhaltungsprogramm (z. B. lexoffice, sevdesk, Fastbill), das XRechnung und ZUGFeRD unterstützt. Für das Ausstellen von E-Rechnungen bieten diese Tools ebenfalls entsprechende Exportformate an.
Einen detaillierten Überblick über alle Fristen, Ausnahmen und Formate findest du in unserem Artikel zur E-Rechnung Pflicht 2026.
Aufbewahrungspflicht: 8 Jahre für Rechnungen
Sowohl ausgehende als auch eingehende Rechnungen (Buchungsbelege) musst du nach § 147 AO 8 Jahre aufbewahren – diese verkürzte Frist gilt seit dem 1. Januar 2025. Das gilt für Papier- und digitale Rechnungen gleichermaßen.
Bei digitaler Archivierung musst du die GoBD-Anforderungen erfüllen: Die Belege müssen unveränderbar gespeichert sein, jederzeit lesbar und innerhalb angemessener Zeit auffindbar. Eine PDF-Datei in einem normalen Ordner ohne Versionierung ist streng genommen nicht GoBD-konform.
SteuerFluss archiviert alle Belege automatisch revisionssicher – du musst dir um die GoBD-Konformität keine Gedanken machen. Jetzt kostenlos testen.
Häufige Fehler und wie du sie vermeidest
1. Fehlende oder falsche Rechnungsnummer Doppelte oder fehlende Nummern sind klassische Betriebsprüfungsfunde. Nutze eine Software, die Nummern automatisch vergibt.
2. Zu vage Leistungsbeschreibung "Beratung", "Design" oder "Entwicklung" reichen nie. Immer konkretisieren: Was genau, wie lange, in welchem Zeitraum.
3. Steuerbetrag nicht separat ausgewiesen Nur den Bruttobetrag anzugeben ist ein Fehler. Netto, Steuersatz und Steuerbetrag müssen einzeln stehen.
4. Leistungsdatum fehlt Das Rechnungsdatum ersetzt das Leistungsdatum nicht. Beides muss vorhanden sein (oder der explizite Hinweis, dass beide identisch sind).
5. Rechnungen in Word oder Excel erstellen Kein Nummernkreis, keine GoBD-konforme Archivierung, hohe Fehlerquote – das ist kein professioneller Workflow für ein wachsendes Unternehmen.
Fazit
Eine korrekte Rechnung ist keine Formalität – sie ist ein rechtlich verbindliches Dokument. Wer die sieben Pflichtangaben kennt und konsequent umsetzt, schützt sich vor Problemen mit dem Finanzamt und sorgt dafür, dass Kunden problemlos den Vorsteuerabzug nutzen können.
Mit SteuerFluss erstellst du Rechnungen, die automatisch alle Pflichtangaben enthalten, eine korrekte fortlaufende Nummerierung erhalten und GoBD-konform archiviert werden – in weniger als zwei Minuten. Jetzt kostenlos ausprobieren. Welche Betriebsausgaben du zusätzlich absetzen kannst, zeigt unser Überblick aller abziehbaren Betriebsausgaben. Wie du die daraus entstehende Umsatzsteuer korrekt voranmeldest, erklärt unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Häufige Fragen (FAQ)
Muss ich als Kleinunternehmer überhaupt eine Rechnung stellen?
Ja. Auch als Kleinunternehmer bist du verpflichtet, auf Anfrage deines Kunden eine Rechnung auszustellen – spätestens innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung. Der Unterschied: Du weist keine Umsatzsteuer aus und fügst den Pflichthinweis nach § 19 UStG ein.
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Das Finanzamt kann den Vorsteuerabzug für deinen Kunden verweigern. Du bist dann verpflichtet, eine korrigierte Rechnung (Rechnungskorrektur oder Storno + Neurechnung) auszustellen. In der Regel ist das ärgerlich aber heilbar – solange die ursprüngliche Transaktion klar zugeordnet werden kann. Im schlimmsten Fall entstehen Nachzahlungszinsen, wenn Fristen überschritten wurden. Bei Fragen zu deiner konkreten Situation erreichst du uns über unsere Kontaktseite.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen – sowohl ausgehende als auch eingehende – musst du nach § 147 AO 8 Jahre aufbewahren (seit 1. Januar 2025, vorher 10 Jahre). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Für eine Rechnung vom März 2026 endet die Aufbewahrungspflicht also am 31. Dezember 2034.